Puntos Clave

• La IA no reemplaza a las personas; reemplaza el trabajo repetitivo.
• La mejor productividad con IA en el lugar de trabajo surge de prompts claros y con contexto.
• Las herramientas de IA de pago protegen tus datos y garantizan cumplimiento normativo.
• Comienza en pequeño y comparte los primeros logros para generar impulso.
• La productividad no es el objetivo; el propósito lo es.
  

La pregunta que lo inició todo

Cuando comencé mi reciente presentación para el Human Resources and Operations Network de Philanthropy Colorado, abrí con una pregunta que siempre rompe el hielo:
“¿Cuál es tu pregunta favorita para hacerle a la IA?”

Las respuestas llegaron rápido.
Una persona dijo: “Le pido que mis correos suenen menos estresados.”
Otra comentó: “Le pido que resuma mis informes de subvenciones, pero nunca confío totalmente en lo que me da.”
Y alguien más admitió: “Nunca le he preguntado nada porque no tengo idea de qué decirle.”

Esas tres respuestas reflejan perfectamente el panorama actual de muchos profesionales con respecto a la IA:
algunos están experimentando con cautela, otros ya están probando cómo herramientas como Microsoft Copilot y ChatGPT pueden facilitar su trabajo diario, y muchos más permanecen curiosos, pero aún dudan en dar el primer paso.

Esa duda es comprensible. Para muchas personas, la IA sigue pareciendo algo lejano, reservado al mundo de los científicos de datos, no al de recursos humanos, la filantropía o las operaciones.
Sin embargo, como le dije al grupo esa mañana, la verdadera oportunidad de la IA no tiene que ver con reemplazar a las personas, sino con ayudarlas a recuperar su enfoque, energía y creatividad.

El futuro del trabajo no se definirá por quién usa la IA, sino por quién aprende a usarla bien y elige una adopción verdaderamente centrada en las personas.

El verdadero miedo detrás del ruido

Antes de llegar a la parte práctica de la sesión, una participante levantó la mano y formuló la pregunta que surge casi siempre que hablo sobre este tema:
“¿Deberíamos preocuparnos de que la IA vaya a reemplazar nuestros trabajos?”

Era una pregunta sincera, no cínica, y valoré mucho su honestidad.

Le respondí lo mismo que les he dicho a decenas de equipos: la IA no reemplaza las partes humanas de tu trabajo, sino las tediosas.

La IA puede redactar un primer borrador, resumir un informe o analizar datos de encuestas más rápido que cualquiera de nosotros.
Lo que no puede hacer es entender la sensibilidad de una comunidad, sentir empatía por un colega o equilibrar la compasión con la responsabilidad.

Esa distinción lo cambia todo. Porque cuando eliminas las tareas administrativas y repetitivas que consumen horas de tu día, no borras el elemento humano del trabajo: lo amplificas.

En Pisteyo, toda nuestra filosofía se basa en ese equilibrio.
La IA nunca debe ser el objetivo; debe ser la herramienta que despeja el camino.
Cuando la IA se encarga de la rutina, las personas pueden volver a enfocarse en su propósito.

De abrumados a empoderados: cómo la IA mejora la productividad

Muchos de los líderes que asistieron a la sesión trabajan en recursos humanos, operaciones o administración dentro de organizaciones filantrópicas y sin fines de lucro.
Estos roles son complejos y exigentes: gestionan cumplimiento, comunicación, reportes, capacitación y personas —todo al mismo tiempo.

Durante la charla, pedí al grupo describir el tipo de trabajo que más les drenaba energía.
Las respuestas fueron casi idénticas: correos interminables, actualizaciones repetitivas, seguimiento de datos y redacción de informes que pocos leen completos.

Una participante contó que pasaba medio día cada semana redactando actualizaciones para el equipo directivo.
Juntos abrimos ChatGPT, escribimos un prompt claro, y en sesenta segundos generó un borrador sólido, con tono profesional y amistoso.
Ella se rió y dijo: “Esto me acaba de devolver el viernes por la tarde.”

Ese pequeño logro es exactamente lo que significa una adopción de IA centrada en las personas.
La IA no necesita reinventar tu flujo de trabajo ni transformar tus sistemas de la noche a la mañana.
Solo tiene que hacer tu día un poco más fácil.
La clave está en empezar pequeño, resolver un obstáculo y dejar que los beneficios crezcan desde ahí.

El mito de la curva de aprendizaje

A mitad de la presentación, alguien me interrumpió con una pregunta que me encanta escuchar:
“Shawn, todo esto suena muy bien, pero apenas tengo tiempo para mis correos. No tengo tiempo para aprender otra herramienta.”

Es una objeción muy común, y totalmente válida.
La buena noticia es que las herramientas de IA actuales no son difíciles de aprender.
De hecho, ya sabes usarlas, porque viven dentro de los sistemas que utilizas todos los días.

• Microsoft Copilot se integra directamente con Word, Excel, Teams y Outlook.
• ChatGPT funciona desde tu navegador y entiende lenguaje natural.
• Gemini, de Google, está dentro de Gmail y Docs.

No necesitas programar. Solo necesitas comunicarte con claridad.
Usar IA no se trata de comandos o jerga técnica, sino de dar instrucciones precisas, como lo harías con un colega.

Si puedes decir: “Resume esta reunión en cinco puntos clave e identifica próximos pasos,” ya sabes cómo hablarle a la IA.
La curva de aprendizaje no es tecnológica, es psicológica: requiere saber lo que quieres y cómo luce un buen resultado.

La pregunta de la confianza: mantener a los humanos en el proceso

Más adelante, una participante compartió una experiencia que hizo que todos asintieran:
“Probé ChatGPT una vez. Escribió un párrafo perfecto para mi solicitud de subvención, pero la mitad de los datos estaban equivocados. ¿Cómo puedo confiar en eso?”

Su frustración era válida. La IA puede sonar convincente incluso cuando se equivoca.
No entiende la verdad como los humanos: predice patrones, no razona.

Por eso siempre insisto: la IA no reemplaza el juicio humano, lo apoya.
La IA puede hacer el trabajo pesado, pero las personas deben aportar verificación, criterio y contexto.
Los mejores resultados ocurren cuando humanos y máquinas colaboran, cada uno haciendo lo que mejor sabe hacer.

Le dije al grupo que pensara en la IA como un pasante muy rápido: puede redactar el primer borrador o un esquema, pero todavía necesita tu experiencia para hacerlo preciso y significativo.

Seguridad de datos y Copilot para organizaciones sin fines de lucro

Otra persona preguntó lo que muchos pensaban pero no se atrevían a decir:
“¿Esto es realmente seguro? Manejamos datos sensibles de empleados y beneficiarios. No puedo arriesgarme a exponer esa información.”

Esa es una pregunta esencial para una adopción responsable de la IA.
Si usas versiones gratuitas de herramientas de IA, asume que tus datos pueden ser almacenados o utilizados para entrenar modelos futuros.
No significa que tu información será pública, pero sí que no debes ingresar nada confidencial.

Las versiones empresariales son otra historia.
Microsoft Copilot for Nonprofits, ChatGPT Enterprise y Google Gemini for Workspace cuentan con estrictos controles de privacidad.
Cumplen con estándares de seguridad como SOC 2 y HIPAA, y respetan los permisos de archivos de tu organización.

La regla es simple: si no estás pagando por el producto, tú eres el producto.
Pagar por IA garantiza que tus datos sigan siendo tuyos.

La IA responsable no se trata solo de tecnología, sino de cultura:
significa comunicar abiertamente qué herramientas se usan, por qué y cómo se protegen los datos.
La transparencia genera confianza.

Casos reales de una IA centrada en las personas

Una vez que resolvimos esas preocupaciones iniciales, la energía en la sala virtual cambió.
Las preguntas pasaron de “¿es seguro?” a “¿qué podemos hacer con esto?”.

Ahí comenzó la parte divertida.

Compartí ejemplos reales de cómo organizaciones están usando la IA para mejorar la productividad individual y de equipo:

1. Chatbots internos de soporte en RR. HH.
   Una fundación implementó un asistente interno que responde preguntas comunes como “¿Qué días feriados tenemos?” o “¿Dónde accedo al nuevo portal de beneficios?”.
   En dos meses, el volumen de correos al equipo de RR. HH. cayó un 40%, permitiéndoles enfocarse más en desarrollo profesional y cultura.
2. Inducción personalizada
   Una ONG regional usó Microsoft Copilot para crear paquetes de bienvenida personalizados para nuevos empleados.
   Cada uno incluía automáticamente las políticas, descripciones de puesto y enlaces de capacitación correspondientes.
   Lo que antes tomaba horas de edición manual ahora lleva diez minutos.
3. Resumen de informes de subvenciones
   Otra organización usó ChatGPT para resumir informes extensos en resúmenes ejecutivos breves y claros.
   Así, los directivos pudieron revisar métricas y resultados rápidamente y tomar decisiones de financiamiento con mayor agilidad.
4. Notas y acciones de reuniones
   Equipos que usan Copilot en Microsoft Teams ya no toman notas manuales: la herramienta genera transcripciones, identifica decisiones y lista los próximos pasos.
   Cada participante recibe el resumen al instante, mejorando la claridad y la responsabilidad.
5. Análisis de encuestas y retroalimentación
   La IA puede revisar cientos de respuestas abiertas, agruparlas por tema y resaltar patrones recurrentes.
   Lo que antes tomaba semanas ahora se hace en horas, brindando insights casi en tiempo real.

A medida que compartía estos casos, el chat se llenó de ideas:
“¿Podría escribir descripciones de puestos?”
“¿Podría organizar datos de voluntarios?”
“¿Podría traducir políticas para nuestro personal bilingüe?”

La respuesta a las tres fue sí.
Una vez que las personas experimentan un solo caso útil de IA, empiezan a ver posibilidades en todas partes.‍‍

El poder de una buena pregunta

Uno de los mensajes que siempre intento dejar es que la IA solo es tan útil como la pregunta que le haces.

Pasamos las últimas dos décadas aprendiendo a “googlear”.
La IA no funciona así: no es un buscador, es un colaborador.

Cuando des un prompt, define un rol, un objetivo y un contexto.
Por ejemplo:

“Actúa como gerente de Recursos Humanos en una fundación mediana. Escribe un memorando de tres párrafos explicando la nueva política de trabajo híbrido. Mantén un tono claro y amistoso.”

Ese es un buen prompt: da dirección, tono y propósito.
Cuantos más detalles proporciones, más precisos y personalizados serán los resultados.

Una participante lo resumió perfectamente:
“Entonces es como tener un asistente muy inteligente, pero solo si le das una buena instrucción.”

Exactamente. Eso es prompt engineering: claridad de pensamiento.

Cuando practicas explicar lo que quieres a una IA, también te vuelves más claro contigo mismo.
Afina tu pensamiento y te obliga a priorizar resultados.

¿Por dónde empezar con la productividad basada en IA?

Hacia el final de la sesión, alguien preguntó:
“Si quiero introducir la IA en mi equipo, ¿por dónde empiezo?”

Le respondí lo que siempre digo: empieza pequeño, empieza seguro y empieza con algo que realmente mejore tu día.

Elige un proceso repetitivo pero necesario —como redactar reportes semanales, organizar notas o crear plantillas—.
Prueba la IA en ese proceso y mide el resultado:

• ¿Ahorró tiempo?
• ¿Mantuvo la calidad?
• ¿Liberó al equipo para enfocarse en trabajo de mayor valor?

Si la respuesta es sí, comparte ese logro. Los pequeños éxitos son contagiosos.

El objetivo no es implementar IA en todas partes de inmediato, sino construir una cultura de experimentación y aprendizaje.
Cuando las personas ven a la IA como un aliado y no como una amenaza, la adopción fluye de forma natural.

De la eficiencia al significado: una IA centrada en lo humano

Al cerrar la conversación, una participante resumió todo con una frase que me encantó:
“Si la IA puede devolverme tiempo, quiero usarlo en la parte humana de mi trabajo: acompañar, conectar y generar confianza.”

Eso es exactamente el punto.

La eficiencia es valiosa, pero ser eficiente sin propósito solo te hace más rápido para estar ocupado.
El verdadero propósito de la IA es eliminar el ruido y permitirnos concentrarnos en lo que realmente importa.

En el sector social y filantrópico, eso significa pasar menos tiempo formateando hojas de cálculo y más tiempo escuchando comunidades, mentoreando equipos y fortaleciendo misiones.

Cuando la IA se encarga de las tareas que nos pesan, recuperamos el espacio mental para pensar con estrategia, creatividad y empatía.

En Pisteyo, a eso lo llamamos la ventaja humana.
La IA no está aquí para hacer que las personas sean irrelevantes, sino para hacer que sean indispensables.

Cómo comenzar tu camino con la IA

Si te preguntas por dónde empezar, aquí está el mapa que compartí con el grupo de Philanthropy Colorado:

1. Identifica tus puntos de dolor.
Comienza con las tareas más repetitivas o que consumen más tiempo. La IA brilla en lo rutinario.

2. Experimenta con propósito.
No delegues decisiones críticas. Usa la IA para redactar, resumir, organizar y analizar. El juicio sigue siendo humano.

3. Elige herramientas seguras.
Invierte en plataformas empresariales que prioricen la privacidad, como Microsoft Copilot for Nonprofits o ChatGPT Enterprise.

4. Empodera a los primeros adoptantes.
Identifica a los curiosos y deja que lideren pequeños pilotos. Documenta sus logros y conviértelos en historias de éxito.

5. Mide los resultados.
Rastrea el tiempo ahorrado, la precisión mejorada y la satisfacción del equipo. Usa esos datos para ampliar la implementación y convencer a líderes y consejos.

La transformación no ocurre por un taller ni por una compra de software.
Ocurre cuando la curiosidad se convierte en confianza, y la confianza en cultura.

‍

‍

Sobre el autor

Shawn Mills es CEO de Pisteyo, firma de consultoría en gestión que ayuda a las organizaciones a aprovechar el poder de la inteligencia artificial para mejorar la eficiencia operativa, impulsar la innovación y potenciar el impacto humano.
Con más de dos décadas liderando transformaciones tecnológicas y de gestión, cree que el futuro de la IA no trata de reemplazar a las personas con máquinas, sino de darles herramientas para lograr resultados extraordinarios.

Agradecimiento especial

Un sincero agradecimiento a Sophie Stewart-Lopes y Erika Fukahara de Philanthropy Colorado por invitarme a hablar con su inspiradora red de profesionales de Recursos Humanos y Operaciones.
Sus preguntas reflexivas, su apertura al aprendizaje y su compromiso con la colaboración hicieron que la conversación fuera realmente significativa.
Es inspirador ver a profesionales que buscan usar la innovación no solo para mejorar la eficiencia, sino para ampliar el impacto y fortalecer la comunidad.
Estoy profundamente agradecido por haber sido parte de ello.

‍